Наступила весна – пора написания курсовых и дипломных работ. Пришло время направить своему «научнику» собранные материалы: делать это, скорее всего, придётся по электронной почте. Однако как написать так, чтобы не показаться невежей и создать благоприятное впечатление? Об этом мы сегодня расскажем в рамках рубрики #MGIMOhack.

Используйте солидный почтовый адрес

E-mail адрес, выбранный ещё в начальной школе, вполне приемлем для переписок с друзьями и для регистрации в социальных сетях. Однако для делового общения – в том числе в рамках университета – почта с именем любимого героя мультфильма уже не подойдет. Желательно, чтобы почтовый адрес включал в себя фамилию владельца – это не просто упрощает взаимодействие, но и влияет на отношение адресата к отправителю.

Укажите тему письма

Этот пункт кажется очевидным, но многие студенты забывают его, видимо, полагая, что преподаватель всегда помнит о работах, просьбах и намерениях каждого, с кем он имеет дело. Даже если вы просто хотите отправить презентацию с прошедшего семинара, всегда указывайте, что именно содержится в письме. Отсутствие темы повышает вероятность того, что получатель просто не заметит ваше сообщение или неверно поймёт его содержание. Данное правило имеет и другое обоснование: письма без темы гораздо чаще попадают в папку «спам», что ещё больше затрудняет коммуникацию.

Забудьте о сутках

В русском языке, в отличие от английского, не сложилась специальная форма приветствия в электронном деловом общении. Все попытки установить новую норму – например, распространенное в «нулевые» приветствие «доброго времени суток», – провалились. Наиболее уместной является формулировка «Добрый день, имя отчество адресата». Её следует применять вне зависимости от того, когда получатель увидит сообщение.

Подпишите письмо

Все современные почтовые сервисы обычно позволяют адресату увидеть фамилию и имя отправителя, даже не открывая письмо. Однако имени и фамилии не всегда недостаточно, чтобы понять, от кого исходит сообщение. Самое удобное решение – установить подпись в настройках почтового ящика. Если e-mail адрес используется в общении с преподавателями, необходимо включить в подпись название учебного заведения, курс, группу. В то же время не стоит указывать в подписи все свои достижения и титулы за последний десяток лет – подпись не должна превышать 3–4 строки. Если вы отправляете письмо научному руководителю, то в основной части сообщения всегда следует напоминать, какую именно работу и по какому предмету вы пишете. В ответах, однако, такое напоминание будет излишним.

Правильно используйте функцию ответа

Все современные почтовые сервисы обычно позволяют адресату увидеть фамилию и имя отправителя, даже не открывая письмо. Однако имени и фамилии не всегда недостаточно, чтобы понять, от кого исходит сообщение. Самое удобное решение – установить подпись в настройках почтового ящика. Если e-mail адрес используется в общении с преподавателями, необходимо включить в подпись название учебного заведения, курс, группу. В то же время не стоит указывать в подписи все свои достижения и титулы за последний десяток лет – подпись не должна превышать 3–4 строки. Если вы отправляете письмо научному руководителю, то в основной части сообщения всегда следует напоминать, какую именно работу и по какому предмету вы пишете. В ответах, однако, такое напоминание будет излишним.

Правильно используйте функцию ответа

Функция ответа на письмо в значительной степени упрощает жизнь пользователей почтовых сервисов: она позволяет лишний раз не указывать тему письма и сохранять общую цепочку диалога. В то же время следует отказаться от злоупотребления ответами: если последнее письмо от адресата было получено в прошлые недели и месяцы, есть смысл написать новое письмо, тема которого будет отражать вопрос, интересующий отправителя в текущий момент.

Поле «кому» — в последнюю очередь

Многообразие горячих клавиш и человеческая невнимательность всегда повышают риск того, что вы отправите письмо, забыв о важных деталях. Довольно неприятно, например, подробно описать в сообщении достоинства своей аналитической справки и забыть прикрепить её к письму. Если указывать e-mail адресата лишь после проверки окончательного варианта письма, подобных проблем можно избежать.

«Нет» односложным ответам

Всегда стоит помнить, что переписка по электронной почте – это не чат. «Ок», «получил» и другие односложные ответы занимают целое письмо, но при этом несут крайне ограниченную смысловую нагрузку. Если в конкретном случае важно подтвердить получение письма, следует воспользоваться более расширенными конструкциями, как минимум поблагодарив автора.

Артем Квартальнов, 3ФУП
Пресс-служба Студенческого союза

---